‘디지털전환’이라는 시대적 트렌드에도 불구하고 대다수 중소/중견 기업들의 계약서 관리는 유독 아날로그 방식인 수작업으로 관리하고 있다. 때문에 수많은 종류의 계약서들과 부속 문서들을 보관하고 관리하는데 많은 절차와 시간을 소요하고 있다.
IDP(지능형문서처리; Intelligent Document Processing) 전문 기업 메인라인(대표 최현길)이 이런 중소/중견 기업들의 애로사항과 계약서 관리 업무를 효과적으로 개선하기 위해 최근 계약서관리시스템을 선보이게 됐다.
본 시스템은 외부에서도 인터넷만 접속하면 언제 어디서든 빠르게 계약서를 확인하고 관리할 수 있다. 일반 계약서를 PDF 파일로 시스템에 등록하면, AI OCR이 데이터를 추출해 전자계약서로 자동 변환하고 시스템에서 통합 관리할 수 있도록 해준다. 또한 등록된 계약서의 계약일, 계약기간, 결제일 등 주요 일정을 캘린더로 제공해 체계적으로 일정을 관리할 수 있다.
이외에도 계약서 관리를 위한 다양한 기능을 갖추고 있다. 계약서별 ‘종료일 D-Day’와 ‘최근 등록 계약서’ 리스트를 한눈에 확인할 수 있으며, 등록된 전체 계약서를 구매/용역/기타 등 유형별로 그룹을 생성하고 관리할 수 있어 꼼꼼하고 체계적인 계약서 관리 업무가 가능해진다.
또한 키워드 검색으로 등록된 전체 계약서를 쉽고 빠르게 검색할 수 있으며, 계약서를 열람할 경우 ▲계약서 목차 ▲페이지별 본문 ▲본문 내 키워드 검색으로 계약서 내용 확인이 가능해, 찾고 싶은 계약 내용을 빠르게 확인할 수 있다.
메인라인 관계자는 “이번에 선보인 메인라인의 계약서관리시스템은 모든 계약서의 통합 관리로 기업의 업무 생산성 향상은 물론 관리 비용까지 최소화할 수 있을 것으로 기대된다”고 말했다.
한편, 메인라인은 IDP 전문 기업으로 보험상품개발 자동화 솔루션인 ‘MCP(Micro Cube Platform)’를 개발해 다수의 보험사에 공급하고 있으며, IDP 기술을 중심으로 일반 기업/공공 분야 등 문서 업무 혁신이 필요한 전 산업군에 사업영역을 확대하고 있다.
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