넘쳐나는 편지함 어떻게 할까?

일단, 한 시간 정도에 한 번씩 이메일을 더 자주 확인하는 것으로 시작해서, 일일이 답장을 할 필요까지는 없겠지만 새로운 메일을 먼저 처리하는 것이 좋습니다.

그냥 다시 읽는다던가 보관해두는 것보다는 이메일에 대해 조치를 취하는 것에 초점을 맞춰보세요. 약속이 있는지, 다시 확인해봐야 할 내용이 있는지, 조치가 필요한 것이 있는지 메시지를 훑어보고 달력이나 할 일 목록에 적어두어야 합니다.

빠른 답신이 필요한 이메일의 경우 메시지가 도착하자마자 답장을 짧게 하십시오. 정보가 더 필요한 것이라면 수신자가 알려줄 것입니다.

일단 덜어내는 게 우선이죠. 비슷한 요청이 많은 경우, 윈도우용 QuickTemplates(24달러, 약 2만4천원, mapilab.com) 또는 매킨토시용 MailTemplate(15달러, 약 1만5천원, mactank.com) 등의 애플리케이션을 사용하여 반복되는 응답을 처리하면 됩니다.

마지막으로, 가능한 한 이메일 보관 시스템을 단순화해야 합니다.

단기간 내에 응답해야 하는 건은 ‘응답할 메일’이라는 이름의 폴더에 그리고 나머지는 ‘보관’이라는 폴더에 넣어두면 됩니다.

검색할 때에는 프로그램의 검색 도구를 사용하십시오. 메시지를 빨리 옮기려면 윈도우용 SpeedFiler(20달러, 약 2만원, claritude.com) 또는 매킨토시용 Mail Act-On(무료, indev.ca) 등의 애플리케이션에 있는 키보드 명령을 설정해둡니다.